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Obligation d'utilisation d'un logiciel de caisse "sécurisé" : quoi faire ?

3-Oct-2018

 

L'administration vient de commenter la mesure des lois de finances pour 2016 et 2018 qui institue l'obligation pour les assujettis à la TVA qui réalisent des opérations au bénéfice de particuliers d'utiliser une caisse électronique satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

 

 

Pourquoi un tel dispositif ? 

 

L'instauration de ce dispositif de contrôle et de sécurisation des logiciels ou systèmes de caisse trouve sa justification dans l'existence d'une fraude qui consiste, pour les entreprises, à occulter une partie de leurs recettes encaissées en espèces. Cette fraude fiscale a été facilitée par le développement des systèmes électroniques de caisse. En effet, certains logiciels permettent de retirer des recettes de la comptabilité et de reconstituer les tickets de caisse sans que cette manipulation soit décelable. c'est pourquoi, depuis 2013, l'administration s'est dotée de moyens permettant de détecter les systèmes frauduleux et de sanctionner ainsi leur concepteurs, les éditeurs et leur distributeurs. 

 

Sous la pression des opérations de contrôle qui se sont développées, la plupart des éditeurs de logiciels de comptabilité et de gestion et de système de caisse ont réagi en proposant à leurs clients des mises à jour visant à supprimer leur fonctions frauduleuses, voire à limiter leur permissivité… mais certains clients n'ont pas procédé à ces mises à jour. Ainsi, pour lutter plus efficacement contre ce système de fraude à la TVA, il est fait obligation à l'assujetti, depuis le 1er janvier 2018 :

- d'utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé, c'est-à-dire satisfait à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données

- de conserver les documents en attestant en vue d'éventuel contrôle de l'administration (certificat, attestation).

 

 

Quel certificat ou attestation demandé ?

 

Le respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données peut être justifié :

- soit par un certificat délivré par un organisme accrédité

- soit par une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l'administration.

 

Lorsqu'une entreprise détient plusieurs logiciels ou systèmes de caisse dans lesquels elle enregistre les règlements de ses clients, elle doit présenter un certificat ou une attestation pour chacun de ces produits. Vous trouverez en cliquant ci-après un modèle de courrier de demande de délivrance d'une attestation à transmettre à votre éditeur.

 

Le certificat n'a pas à être renouvelé annuellement, mais il le sera en fonction des changements mineurs ou majeurs apportés au logiciel ou au système de caisse. Le certificat demeure valable pour attester du respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données par les versions mineures ultérieurs du logiciel ou système. On entend par version mineure toute version de ce logiciel ou système obtenue sans que les paramètres impactant le respect des conditions précitées aient été modifiés par rapport à la précédente version de ce logiciel ou système.

 

L'attestation peut être délivrée sur un support papier ou de manière dématérialisée. L'établissement d'un faux document est un délit passible de trois ans d'emprisonnement et de 45.000€ d'amende.

 

 

Comment l'administration effectue-t-elle ces contrôles ?

 

Depuis le 1er janvier 2018, les agents de l'administration fiscale peuvent intervenir, de manière inopinée ou non, dans les locaux professionnels d'une personne assujettie à la TVA pour s'assurer de la détention, par cette personne de l'attestation individuelle ou du certificat.

 

Cette procédure permet d'intervenir dans les locaux professionnels d'un assujetti à la TVA, de manière inopinée ou non. En aucun cas, les agents ne peuvent accéder aux locaux affectés au domicile privé ou aux parties privatives des locaux à usage mixte. La procédure est mise en œuvre de 8 heures à 20 heures ou, en dehors de ces heures, durant les heures d'activité professionnelle de l'assujetti.

 

Au début de leur intervention, les agents de l'administration fiscales remettent à l'assujetti ou à son représentant un avis d'intervention. Cet avis mentionne notamment :

- le(s) nom(s) et la qualités des agents participant à l'intervention ainsi que le service auquel ils appartiennent;

- le nom ou la dénomination sociale de l'adresse de la société

- la date de l'intervention.

 

Il est remis à l'assujetti lorsqu'il s'agit d'une entreprise individuelle ou à son représentant légal dans les autres cas. Lorsque l'assujetti ou son représentant légal est absent, l'avis d'intervention est remis à la personne qui reçoit les agents de l'administration fiscale (salariée, dirigeant, parent, etc...). Celle-ci en accuse réception. 

 

Les agents de l'administration fiscale demandent à l'assujetti de leur présenter le certificat ou l'attestation individuelle pour justifier que le ou les logiciels ou systèmes de caisse qu'il détient est sécurisé.

 

 

Clôture du contrôle

 

La procédure se conclut par un procès-verbal. Lorsque les agents de l'administration fiscale constatent un manquement à cette obligation et appliquent l'amende de 7.500€, le procès-verbal mentionne :

- que l'assujetti dispose d'un délai de 30 jours pour formuler ses observations et, le cas échéant, fournir l'attestation ou le certificat prévus par la règlementation

- et les dispositions du second alinéa de l'article 1770 duodecies du CGI. 

 

Cette amende est également applicable lorsque l'assujetti ou son représentant refuse l'intervention des agents de l'administration.

 

Lorsque l'amende est appliquée, l'assujetti dispose d'un délai de 60 jours pour se mettre en conformité avec l'obligation d'utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé. Ce d'lai est un délai franc dont le premier jour est fixé au lendemain de la remise ou de la réception du procès-verbal. Il expire le 61ème jour suivant. Passé ce délai, l'administration fiscale peut à nouveau demander à l'assujetti de produire les justificatifs dans le cadre d'un nouveau contrôle inopiné ou à l'occasion d'une vérification de comptabilité ultérieure. Dans l'hypothèse où l'assujetti ne se serait pas mis en conformité, il est passible à nouveau de l'amende de 7.500€.

 

 

 

 

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